周五下午两点钟的时候，公司各部门的经理、副经理和公司董事会的领导一共33人，33辆各种不同级别的私家车辆，加上公司4台大巴车载着公司120多名员工同时出发。此刻建安集团公司总部楼下的200多名基层员工在办公室里看到公司总部所有领导和办公室管理人员160多人全部开车整装齐发，大家都议论纷纷，有人说道，公司总部七大董事领导带这么多人出去干什么呀，是发生什么重大事件了吗？还是去聚会吃大餐去了？还是出去打架去了？这时公司留守的办公室汪主任大声说道，同事们大家都别看了赶紧工作，晚上我们大家自己开干群联谊会，公司财务部给我们留了3000元钱，让我去买水果饮料和小食品，公司所有领导集体出去了，不是去聚餐，也不是去打架，是有重要的事情到外地出差去了，大家做好自己的工作，不要去管领导去干什么，公司档案组的10位同事和我出去买东西，其他同事都好好工作。而公司周董又多派出两台大巴车跟在后面，6台大巴车和33辆私家车一共39辆车排成一条长龙一起开往榕县。周董多派出去两台大巴车空车，就是为了到达榕县之后，赵金山那边人多如果缺车的情况下，好用公司的大巴车帮忙运送人员。
大家出发后，在去往榕县的路上时，行政部经理林立强给榕县潘局长打电话说道，潘局长您好，我是林立强，我要麻烦您一件事情，明天28号下午三点是我们公司宣传部赵部长为他父母迁坟和给他大哥下葬的日子，我们公司所有领导和办公室管理人员163人，现在正在赶往榕县的路上，麻烦潘局长为我们在榕县找几家宾馆酒店预订一下房间。我们这面一共是163人，总共需要100个房间，其中需要67个双床标准间，和33个大床商务单间，麻烦潘局长帮忙预定一下。潘局长说道，好的，林经理没有问题，我马上安排人去帮你们预定房间，等一会所有房间预定好之后，我把各宾馆酒店的名称地点和房间数量以及各宾馆酒店经理的电话都写好拍照片发到你手机上面，同时我会安排工作人员到各